매주 세 시간 걸리던 품질 회의 자료, 매크로 하나로 자동 집계

"금요일 오후는 통째로 회의 자료 만드는 데 씁니다. 매주요."

품질관리팀 과장님이 사전 조사에서 하신 말씀입니다. 라인별로 올라온 엑셀을 합치고, 필터 걸고, 피벗 돌리고, 차트 그려 PPT에 붙입니다. 데이터는 이미 다 있는데 표로 바꾸는 과정이 전부 수작업이었습니다.

사전 조사에서 확인한 것

교육 2주 전에 방문해 실제 작업을 처음부터 끝까지 봤습니다. 그리고 전산팀과 먼저 이야기했습니다. 무엇을 쓸 수 있는지 확정한 다음에 커리큘럼을 짜야 교육 당일에 멈추지 않습니다.

① 설치가 안 된다 — 현장 PC는 외부 프로그램 설치에 승인이 필요하고, 승인이 나도 라인이 늘 때마다 다시 해야 합니다. 파이썬은 처음부터 후보에서 빠졌습니다.

② 담당자마다 집계 기준이 달랐다 — 불량률 분모를 생산수량으로 잡을지 투입수량으로 잡을지가 사람마다 달랐습니다. 지난 분기와 숫자를 비교할 수 없는 상태였습니다. 시간 손실보다 이쪽이 더 큰 문제였습니다.

③ 외주 파일만 형식이 달랐다 — 사내 3개 라인은 양식이 같은데 외주 업체 파일만 열 순서가 달라, 매번 손으로 맞춰 붙이고 있었습니다.

담당자분들이 원한 건 새 시스템이 아니라 "금요일 오후를 돌려받는 것" 이었습니다.

왜 엑셀 안에서 끝냈나

주간 데이터가 수천 행 수준이라 엑셀로 충분했습니다. 문법은 가르치지 않았습니다. 대신 "AI에게 무엇을 알려줘야 도는 코드가 나오는가"를 훈련했습니다.

진행 — 각자 자기 라인 데이터로

1단계 — 시트 구조를 글로 적기

가장 오래 쓴 시간입니다. 참가자분들이 가장 놀란 지점도 여기였습니다.

머리글이 3행에 있고 데이터가 4행부터 시작한다는 것, F열 불량유형에 앞뒤 공백이 섞여 있다는 것. 매일 보는 파일인데 그걸 문장으로 적어 본 적이 없었습니다.

2단계 — 외주 파일을 어떻게 할까

폴더째 읽는 매크로를 만들자 예상대로 외주 파일에서 걸렸습니다. 열 순서가 달라 값이 엉뚱한 칸에 들어갔습니다.

여기서 참가자분들이 두 갈래로 갈렸습니다. "외주 업체에 양식을 맞춰 달라고 하자"와 "우리가 코드로 처리하자". 실무적으로는 후자였습니다 — 업체에 요청해도 반영에 몇 달이 걸리고, 업체가 바뀌면 다시입니다.

머리글 이름으로 열을 찾는 방식으로 바꿨습니다. 순서가 달라도, 열이 하나 더 있어도 그대로 돕니다.

3단계 — 집계 기준을 코드에 박기

여기서 예상 못 한 일이 벌어졌습니다. 불량률 계산 기준을 정하려고 하니 참가자들 사이에서 의견이 갈렸습니다. 라인별로 관행이 달랐던 것입니다. 어떤 라인은 재작업 후 양품이 된 건을 불량에서 뺐고, 어떤 라인은 그대로 뒀습니다.

그동안 이 차이가 드러나지 않았던 이유는 각자 자기 라인 숫자만 봤기 때문입니다. 합쳐 놓고 나서야 보였습니다. 교육 중에 품질팀장님이 들어오셔서 그 자리에서 기준을 정하고 가셨습니다.

자동화를 하려면 정의를 확정해야 하고, 정의를 확정하려면 차이가 드러나야 합니다. 이 순서가 부수 효과로 나온 사례였습니다.

이 회의에서 결론이 났습니다. 불량률 분모를 무엇으로 할지, 재작업을 어떻게 셀지를 그 자리에서 정하고 코드에 명시했습니다.

정의가 코드에 있으면 논쟁이 줄어듭니다. 다음부터는 "이 숫자 어떻게 뽑았어요"라는 질문에 파일을 열어 보여 주면 됩니다.

4단계 — 화면 얹기

집계까지 되면 그 위에 대시보드를 올릴 수 있습니다. 코드는 한 줄도 쓰지 않습니다.

한 번에 다 시키지 않고 나눴습니다. 데이터 읽히기 → 지표 계산 → 화면 배치 → 필터 추가. 중간에 확인하지 않으면 어디서 틀렸는지 모릅니다.

진행 중에 나온 질문

가장 많이 나온 질문은 코드가 아니라 "이거 다음 주에도 그대로 되나요" 였습니다.

건설 현장이든 제조 라인이든 같은 질문이 나옵니다. 파일 이름이 바뀌거나 라인이 하나 늘면 어떻게 되는지를 그 자리에서 같이 실험해 봤습니다. 폴더째 읽고 머리글 이름으로 열을 찾는 방식이면 둘 다 그대로 돈다는 걸 눈으로 확인하고 나서야 안심하셨습니다.

두 번째로 많았던 건 "제가 없을 때 다른 사람이 돌릴 수 있나요" 였습니다. 이 팀은 교대 근무라 특히 중요한 문제였습니다. 매크로가 든 파일 하나만 넘기면 되고 설치할 것이 없다는 점을 확인하고 나서, 실제로 옆 사람 PC 에서 한 번 돌려 봤습니다.

설치가 필요 없다는 것이 현장에서는 성능보다 중요한 조건이라는 걸 이 과정에서 다시 확인했습니다.

이 방식으로 안 되는 것

• 수십만 행이면 엑셀 범위를 넘습니다. 이 팀은 주간 수천 행이라 문제없었지만, 설비 로그처럼 초 단위 데이터는 다른 도구가 맞습니다
• MES 연동은 별도 과제입니다. 이 과정은 담당자가 직접 만드는 범위입니다. 기간 시스템 연동은 IT 부서와 함께 하는 일입니다
• 양식이 자주 바뀌면 효과가 줍니다. 보고서 양식이 분기마다 바뀌는 조직이라면 양식 확정이 먼저입니다
• 코드를 읽는 능력은 늘지 않습니다. 요구사항을 정확히 쓰는 능력이 늡니다

운영 준비 — 교대조를 어떻게 할까

이 회사는 3교대라 전원을 한 번에 모을 수 없었습니다. 같은 내용을 두 차수로 나눠 진행했습니다.

차수 사이에 1주를 뒀습니다. 1차수 참가자가 실제로 써 보고 나온 질문을 2차수에 반영했습니다. 실제로 외주 파일 문제가 1차수에서 나와, 2차수는 그 대응을 처음부터 포함해 진행했습니다.

매크로 보안 설정을 전산팀과 미리 확인했습니다. 정책상 매크로가 기본 차단돼 있어, 신뢰할 수 있는 위치를 지정하는 방식으로 예외를 받았습니다. 이 협의를 교육 당일에 하려 하면 하루가 날아갑니다.

실습 파일은 각자 담당 라인 것으로 가져오시게 했습니다. 사전에 파일 구조를 받아 검토했더니 라인마다 열 구성이 조금씩 달라, 막힐 지점을 미리 알고 들어갈 수 있었습니다.

교육이 끝났을 때 남은 것

참가자 22명이 각자 담당 라인 데이터로 도는 집계 매크로를 완성했습니다. 그중 여덟 분은 대시보드까지 만들었습니다.

금요일 오후 세 시간이 20분이 됐습니다. 그런데 팀장님이 더 크게 보신 건 다른 지점이었습니다 — 누가 실행해도 같은 숫자가 나온다는 것. 담당자가 휴가여도 대리 실행이 가능해졌습니다.

석 달 뒤 확인했을 때 같은 방식이 설비 점검 이력과 자재 입고 현황으로도 번져 있었습니다. 처음 만든 매크로를 복사해 요구사항만 바꿔 다시 물어본 결과입니다.

번져 나간 속도가 예상보다 빨랐던 이유가 있습니다. 매크로가 든 파일이 곧 설명서 역할을 했기 때문입니다. 옆 부서에서 "그거 어떻게 만들었어요" 하면 파일을 주고, 받은 사람이 안에 든 요청문을 열어 자기 데이터에 맞게 고쳤습니다. 교육을 안 받은 분들도 그렇게 두세 명이 따라 만들었습니다.

교육 담당 부서에는 이 지점이 의미가 있었습니다. 22명을 교육했는데 실제로 쓰는 사람은 그보다 많아진 것입니다.

다룬 도구

• 엑셀 VBA — 설치 없이 엑셀 안에서 끝납니다. 매크로가 든 파일을 그대로 주고받습니다
• ChatGPT — 코드를 대신 씁니다. 사람은 요구사항을 글로 옮기고 결과를 확인합니다
• 바이브코딩 도구 — 엑셀 하나로 단일 HTML 대시보드를 만듭니다

비슷한 교육을 검토 중이시라면

이 과정은 7시간이었고 라인 수와 데이터 형식에 따라 6~14시간으로 조정합니다. 사전 조사에서 확인하는 것은 세 가지입니다.

• 현장 PC에 외부 도구 설치가 가능한가 — 여기서 VBA냐 파이썬이냐가 갈립니다
• 라인·부서마다 파일 양식이 같은가 — 다르면 매핑 처리를 커리큘럼에 넣습니다
• 집계 기준이 문서로 정해져 있는가 — 없으면 교육 중에 정하게 됩니다

라인 구성과 지금 쓰고 계신 보고서 양식만 알려주시면 커리큘럼 초안을 만들어 보내 드립니다.