클로바노트 + AI를 활용한 회의록 자동화

"회의록은 다 씁니다. 그런데 반년 전에 왜 그 물질로 방향을 정했는지 물어보면, 회의록을 뒤져도 안 나옵니다."

연구기획팀 팀장님이 사전 미팅에서 하신 말씀입니다. 기록이 없어서가 아니었습니다. 기록은 있는데 쓸 수가 없었습니다.

사전 조사에서 확인한 것

최근 반년치 회의록을 받아 봤습니다. 마흔 건 남짓이었는데 문제가 셋이었습니다.

① 양식이 작성자 수만큼 있다 — 같은 주간회의인데 어떤 사람은 시간 순서로 받아적었고, 어떤 사람은 키워드만 적었고, 어떤 사람은 표로 정리했습니다. 넷 다 성실하게 쓴 기록입니다.

② 결정과 논의가 섞여 있다 — 무엇을 정했는지, 왜 그렇게 정했는지, 누가 하기로 했는지가 문단 안에 섞여 있습니다. 나중에 찾으려면 전문을 다시 읽어야 합니다.

③ 받아적느라 회의에 참여를 못 한다 — 이게 가장 컸습니다. 회의록 담당자는 논의에 끼지 못합니다. 정작 내용을 가장 잘 아는 사람이 기록에서 빠집니다.

팀장님이 원한 건 회의록 작성 시간 단축이 아니라 "반년 뒤에 검색되는 기록" 이었습니다.

설계 — 도구보다 양식을 먼저 정했다

이 과정에서 가장 중요한 판단이었습니다.

AI 회의록 교육을 하면 대개 "녹음하고 요약시키는 법"에서 끝납니다. 그러면 작성 시간은 줄어드는데 양식은 여전히 사람마다 다릅니다. 반년 뒤 상황이 똑같습니다.

그래서 3시간 중 한 시간을 팀 표준 양식을 합의하는 데 배정했습니다. 도구를 배우기 전에 "우리 회의록에는 무엇이 들어가야 하는가" 를 정하는 시간입니다.

그리고 그 합의를 프롬프트로 고정했습니다. 양식을 문서로 정해 두면 안 지켜지지만, 프롬프트에 박아 두고 다 같이 그걸 쓰면 결과물이 저절로 같아집니다.

진행

1단계 — 녹음과 동의

클로바노트↗(새 창)로 시작했습니다. 무료이고 설치 승인이 필요 없다는 점이 이 조직에 중요했습니다.

첫 시간에 동의 절차부터 정했습니다. 기술 문제가 아니라 신뢰 문제입니다. 외부 참석자가 있는 회의는 어떻게 할지, 녹음 파일은 어디까지 보관할지를 팀 규칙으로 정했습니다.

무료 한도는 녹음 300분입니다. 파일을 지우면 그 총량 안에서 다시 쓸 수 있어 주간회의 용도로는 넉넉합니다.

2단계 — 전체 텍스트에서 실망하게 두었다

녹음이 끝나면 모든 말을 글자로 옮긴 full text 가 나옵니다. 그리고 여기서 대부분 실망합니다.

오타가 아주 많습니다. 마이크는 하나인데 사람은 멀찍이 떨어져 있고, 회의에서 또박또박 말하지도 않으니 당연합니다.

이 실망을 일부러 겪게 했습니다. STT 를 지금까지 안 쓴 이유가 정확히 이것이기 때문입니다. 오타 고치는 시간이 직접 쓰는 시간보다 길었으니까요.

3단계 — AI 요약이 판을 바꾼다

화면 오른쪽의 'AI 요약' 이 이 조합의 핵심입니다.

전체 대화를 3~7분 단위 덩어리로 묶어 주는데, 시간으로 기계적으로 자르는 게 아니라 주제가 바뀌는 지점을 기준으로 나눕니다.

오타가 사라지는 이유를 짚어드렸습니다. AI 가 문장을 읽고 요약문을 다시 생성하기 때문입니다. 다만 사람 이름·물질명·사내 약어 같은 고유명사는 여전히 틀린 채 남습니다. 이 조직에는 이 대목이 중요했습니다 — 화합물 코드가 자주 틀렸기 때문입니다.

여기까지로는 회의록이 안 됩니다. 3분 단위로 시간 순서대로 늘어놓은 것을 회의록이라 부르지는 않으니까요.

4단계 — 왜 챗GPT 에 full text 를 넣지 않는가

AI 요약을 통째로 복사해 챗GPT 에 붙여넣습니다. 여기서 질문이 나왔습니다. "인식률 더 좋은 다른 STT 도 있지 않나요?"

맞습니다. 그런데 full text 를 얻어도 챗GPT 가 못 받습니다. 입력에는 토큰 제한이 있고, 한 시간 회의의 전문은 그 한도를 넘깁니다.

클로바노트가 하는 진짜 일은 인식이 아니라 분량 축소입니다. 이 조합을 쓰는 이유가 여기 있습니다.

5단계 — 성의 없는 프롬프트를 먼저 보여주었다

처음에는 이렇게 넣었습니다.

다음은 우리 팀 주간회의 내용이야. 핵심내용 요약해줘.
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(클로바노트 AI 요약 전문)

결과는 회의에서 나온 이야기를 그냥 나열한 목록이었습니다. 사전 조사에서 본 기존 회의록과 똑같은 모양이었죠.

원인은 분명했습니다. 지시문이 "요약해줘" 한 줄이었으니 시킨 대로 한 것뿐입니다. 데이터 처리 분야에 garbage in, garbage out 이라는 말이 있는데, 여기서도 같습니다.

6단계 — 구조와 수량을 못 박았다

여기가 이 교육의 핵심입니다. 우리가 정의해서 알려줘야 하는 것들입니다.

• 어떤 구조로 정리할 것인가
• 어떤 사실을 먼저 쓰고 어떤 판단을 나중에 쓸 것인가
• 몇 개로 정리할 것인가

핵심 안건 1. 매장 입지와 유동인구 구조
  - 역세권 대비 주거지 상권의 재구매율 차이
  - 계절별 매출 편차와 비수기 대응
  - 인근 경쟁 점포 출점 이후의 객단가 변화

핵심 안건 2. 재고와 폐기 관리
  - 유통기한 임박 재고의 할인 판매 시점
  - 발주 주기와 최소 발주 단위의 제약
  - 폐기율이 마진에 미치는 영향

앞의 프롬프트와 다른 점은 하나입니다. "핵심 안건 3개, 각 안건별 주요 내용 3개씩" 이라고 구조와 수량을 지정한 것.

성의가 생긴 게 아니라 지시가 구체해진 것입니다.

이어서 상세화하는 후속 프롬프트도 함께 만들었습니다.

핵심 안건에 대해서 아래와 같은 형식으로 정리해줘.

1) 핵심 안건의 관점에서, 각 핵심내용을 자세하게 설명한다
2) 회의에서 언급되었던 사실, 정보, 경험들을 먼저 설명한다
3) 이를 바탕으로 핵심 안건을 달성하기 위한 실행방안을 추천한다

이 세 줄에는 의도가 있습니다. 사실을 먼저 쓰고 제안을 나중에 쓰게 한 것입니다. 순서를 지정하지 않으면 AI 는 곧장 제안부터 씁니다. 그러면 근거 없는 회의록이 됩니다.

7단계 — 팀 표준 프롬프트로 굳혔다

마지막 한 시간에 팀이 합의한 항목을 프롬프트에 넣었습니다. 이 팀은 넷을 넣기로 했습니다.

아래 순서로 회의록을 작성해줘.

1) 결정사항 — 확정된 것만. 논의 중인 것은 여기 넣지 않는다
2) 논의 배경 — 왜 그렇게 결정했는지. 반대 의견이 있었으면 함께 적는다
3) 액션 아이템 — 담당자와 기한을 반드시 명시한다. 없으면 '미정' 이라고 적는다
4) 확인 필요 — 회의에서 결론이 안 난 것

'~했음' 형태로 쓰고, "누가 ~라고 말했다" 는 표현은 쓰지 않는다.

2번과 4번이 이 팀의 요구였습니다. 반년 뒤에 필요한 것은 결론이 아니라 왜 그렇게 정했는가 였고, 결론이 안 난 것을 남겨 두어야 다음 회의가 거기서 시작하기 때문입니다.

이 프롬프트를 팀 공유 문서에 두고 다 같이 쓰기로 했습니다.

이 방식으로 안 되는 것

• 녹음 동의 없이는 시작할 수 없습니다. 외부 참석 회의는 매번 확인이 필요합니다
• 고유명사 오타는 남습니다. 화합물 코드·사람 이름은 사람이 확인해야 합니다
• 회의에서 안 나온 내용은 만들어지지 않습니다. 논의가 얕았던 안건은 회의록도 얕습니다
• 양식은 합의가 있어야 유지됩니다. 한 사람이라도 자기 양식으로 쓰기 시작하면 다시 흩어집니다

운영 준비 — 양식 합의를 먼저 받았다

교육 2주 전에 팀에서 "회의록에 반드시 있어야 하는 항목" 을 각자 세 개씩 적어 오시게 했습니다.

받아 보니 의견이 갈렸습니다. 어떤 분은 발언자를 남기자고 했고, 어떤 분은 그러면 사람들이 말을 조심하게 된다고 했습니다. 이 논의를 교육 시간에 끝내는 것이 목표였습니다. 결론은 발언자를 남기지 않는 쪽이었고, 그래서 프롬프트 마지막 줄이 들어갔습니다.

이 합의가 없으면 도구만 배우고 양식은 그대로입니다.

진행 중에 나온 질문

"회의록 담당을 정해야 하나요?"

전에는 돌아가며 맡았다고 합니다. 답은 "이제 안 정해도 됩니다" 였습니다.

받아적는 일이 없어지니 담당이라는 개념이 흐려집니다. 누구든 녹음을 걸고 끝나고 6분 쓰면 됩니다. 오히려 회의록 담당이 논의에 참여하게 된 것이 팀장님이 가장 반긴 변화였습니다.

교육이 끝났을 때 남은 것

팀 표준 프롬프트 한 개와, 그것으로 만든 그 주 회의록 세 건이 나왔습니다. 예제가 아니라 실제 회의였습니다.

석 달 뒤 확인했을 때 회의록 마흔 건 남짓이 같은 양식으로 쌓여 있었습니다. 팀장님이 짚으신 변화는 이것이었습니다.

"'확인 필요' 항목 덕에 다음 회의가 짧아졌습니다."

예상 못 한 효과였습니다. 결론이 안 난 것을 명시적으로 남기니 다음 회의가 거기서 시작합니다. 전에는 지난 회의 내용을 되짚는 데 앞부분을 썼다고 합니다.

다룬 도구

• 클로바노트 — 녹음과 STT, 그리고 AI 요약. 무료 300분
• AI 요약 — 오타를 줄이고 분량을 챗GPT 가 받을 크기로 줄입니다
• 챗GPT — 구조·수량을 지정한 프롬프트로 회의록 형태를 만듭니다
• 팀 표준 프롬프트 — 합의한 양식을 문서가 아니라 프롬프트로 고정합니다

비슷한 교육을 검토 중이시라면

이 과정은 3시간이었습니다. 작성 시간만 줄이면 되는 경우 1.5시간으로도 됩니다. 다만 반년 뒤에도 쓸 기록을 남기려면 양식 합의에 한 시간이 필요합니다.

• 회의록 양식이 작성자마다 다른가 — 다를수록 얻는 게 큽니다
• 지난 결정을 되짚을 일이 있는가 — 연구·기획 조직에서 특히 잦습니다
• 팀이 한자리에서 양식을 합의할 수 있는가 — 이 준비가 효과의 절반입니다

주간회의 형태와 참석 인원만 알려주시면 어떤 항목부터 표준으로 잡으면 좋을지 정리해 보내 드립니다.